Kebijakan Privasi (Privacy Policy)

Terakhir Diperbarui: 21 September 2026

Selamat datang di TutorBuddy (dikelola secara resmi oleh PT Sinergi Bahagia Internasional). Kami menghormati dan berkomitmen untuk melindungi privasi data pribadi pengguna sesuai ketentuan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP No. 27 Tahun 2022) serta standar perlindungan data global saat Anda menggunakan aplikasi mobile TutorBuddy (Android), Web Portal (tutorbuddycloud.web.app), dan bot asisten belajar kami (WhatsApp & Telegram).

1. Informasi yang Kami Kumpulkan & Transparansi Data

Kami hanya mengumpulkan data yang benar-benar diperlukan untuk memberikan pengalaman belajar terbaik, mengelola akun Anda, dan menjaga keamanan layanan. Data Anda tidak pernah dijual atau dibagikan kepada pihak ketiga untuk kepentingan iklan. Berikut adalah rincian informasi yang kami kelola:

  • 👤 Informasi Akun & Profil Pengguna
    Meliputi nama lengkap, alamat email, nomor telepon/WhatsApp, jenis kelamin, nama sekolah, dan tingkat kelas. Data ini digunakan untuk mengidentifikasi akun Anda, mengamankan akses masuk, serta menyesuaikan materi pembelajaran sesuai tingkat pendidikan Anda.
  • 🤖 Identitas Integrasi Bot (WhatsApp & Telegram)
    Saat Anda menautkan bot belajar melalui Bot Access Code, sistem mengasosiasikan nomor WhatsApp atau ID obrolan Telegram Anda secara aman dengan akun TutorBuddy Anda guna menyinkronkan saldo token, status PRO, dan preferensi bahasa bimbingan.
  • 🔒 Log Aktivitas & Keamanan Akun (Audit Trail)
    Catatan waktu masuk (Login), waktu keluar (Logout), platform akses (🌐 Web Portal / 📱 App Android / 🤖 Bot), alamat IP, informasi perangkat/browser, serta riwayat persetujuan kebijakan privasi (*consents log*). Data ini dicatat secara *immutable* (hanya-baca) semata-mata demi mendeteksi aktivitas mencurigakan, mencegah akses tidak sah, dan melindungi akun Anda sesuai standar kepatuhan UU PDP.
  • 🔑 Pengajuan Reset Kata Sandi via Admin & OTP
    Saat mengajukan permohonan reset kata sandi, kami mengumpulkan data verifikasi identitas (email akun terdaftar, nama, username/NIS). Kredensial sementara dikirimkan langsung ke email resmi terdaftar dan pengguna diwajibkan mengganti kata sandi baru saat login pertama.
  • 💳 Riwayat Pembelian & Langganan
    Catatan transaksi paket langganan (FREE / PRO Bulanan / PRO Tahunan), kuota token belajar, dan verifikasi pembelian Google Play / transfer bank. Data ini disimpan untuk memverifikasi hak akses fitur serta membantu penyelesaian kendala transaksi.
  • 💬 Pesan Bimbingan & Obrolan Belajar
    Teks pertanyaan tugas, transkrip obrolan interaktif, serta umpan balik bimbingan dari pengajar atau asisten AI. Data ini disimpan dalam riwayat belajar agar Anda dapat membuka dan mempelajari kembali materi kapan saja.
  • 📷 Foto Lembar Soal & Retensi Berkas (7 Hari)
    Foto lembar soal PR atau dokumen tugas yang Anda unggah saat menggunakan fitur Cek PR AI atau bimbingan Guru. Foto dan lampiran ini dipertahankan dalam riwayat belajar selama 7 (tujuh) hari, setelah itu sistem membersihkan berkas gambar secara berkala dari penyimpanan cloud demi privasi dan efisiensi penyimpanan.

Izin Perangkat Mobile & Web:

  • Kamera (CAMERA): Digunakan saat Anda mengambil foto langsung lembar soal tugas pada fitur Cek PR AI atau bimbingan Guru.
  • Penyimpanan/Galeri (Storage): Digunakan saat Anda memilih foto tugas atau foto profil dari galeri perangkat Anda.
  • Notifikasi (Push Notifications): Diwajibkan untuk memberi tahu siswa dan guru saat sesi bimbingan berlangsung, balasan chat masuk, atau pengingat jadwal sesi privat.

2. Penggunaan Informasi & Pengolahan AI

Informasi yang kami kumpulkan digunakan secara eksklusif untuk:

  • Memproses penalaran soal dan bimbingan bertahap Sokrates melalui API resmi Google Gemini AI (1.5 Flash / 2.0 Flash / 3.1 Flash Lite) (data diproses secara aman tanpa menyertakan identitas pribadi sensitif).
  • Menghubungkan siswa dengan guru pengajar terverifikasi dalam sesi Tanya Guru Live Chat (4 token/sesi), Cek Lembar PR (2 token/sesi), dan Sesi Privat 1-on-1 (40 token / 30 menit via Google Meet).
  • Meneruskan preferensi bahasa belajar siswa (Bahasa Indonesia / English) kepada pengajar agar komunikasi bimbingan berjalan efektif.
  • Mengelola alokasi kuota token:
    • Free Trial: 60 Token PRO selama 7 hari untuk pengguna baru.
    • Versi Free: 10 token/minggu (reset otomatis setiap hari Minggu pukul 13:00 WIB, tidak berlaku akumulatif).
    • Versi PRO: 80 token/bulan dengan masa aktif 30 hari + bonus kuota mingguan 10 token/minggu (reset setiap Minggu 13:00 WIB).
  • Menyinkronkan data kemajuan belajar, riwayat chat, dan kuota kredit token secara *real-time* antara aplikasi Android, Web Portal, dan bot pembelajaran.

3. Keamanan, Enkripsi PII, & Penyimpanan Data

Seluruh data Anda disimpan secara aman pada infrastruktur cloud berstandar enterprise Google Cloud Platform (GCP) Firestore & Cloud Storage:

  • Enkripsi Data PII (AES-256-CBC): Field data pribadi sensitif (seperti nomor telepon, alamat, dan transkrip bimbingan) dienkripsi menggunakan algoritma AES-256-CBC dengan initialization vector (dynamic IV) unik per transaksi.
  • HMAC-SHA256 Blind Index: Pencarian identitas dilakukan menggunakan teknik indeks buta searah (blind index) deterministik yang menjaga keamanan data PII dari kebocoran tanpa membuka kunci enkripsi.
  • Transmisi Terenkripsi & Verifikasi Webhook: Seluruh pertukaran data antara aplikasi klien dan server dilindungi protokol HTTPS / TLS 1.3 modern, serta verifikasi tanda tangan digital (*signature verification*) pada webhook bot.
  • Proteksi Keamanan Akses: Pembatasan laju permintaan (*rate limiting*) diterapkan pada rute autentikasi dan pendaftaran guna melindungi akun dari percobaan akses tidak sah.

4. Hak Pengguna, Masa Tenggang 7 Hari, & Permohonan Hapus Data

Pengguna memiliki hak penuh atas data pribadi mereka sesuai UU PDP & Google Play Policy:

  • Permohonan Hapus Data: Pengguna dapat mengajukan permohonan penghapusan akun dan data melalui menu profil atau halaman publik Hapus Akun & Data tanpa harus login.
  • Masa Tenggang (Grace Period 7 Hari): Akun akan masuk status Pending Deletion selama 7 hari kalender sebelum data dimusnahkan permanen.
  • Pembatalan Otomatis Lewat Re-Login: Apabila pengguna melakukan login kembali ke aplikasi Android atau Web Portal dalam 7 hari tersebut, permohonan penghapusan otomatis dibatalkan (*cancelled*) dan status akun pulih kembali normal beserta seluruh rekam jejak belajarnya.

5. Perlindungan Privasi Anak & Persetujuan Orang Tua (< 17 Tahun)

Layanan TutorBuddy dirancang untuk mendukung pendidikan siswa. Pengguna di bawah usia 17 tahun diwajibkan mendaftar dan menggunakan aplikasi di bawah pengawasan serta dengan persetujuan orang tua atau wali hukum yang sah.

Kontak Resmi Pengelola Data (Data Controller):
PT SINERGI BAHAGIA INTERNASIONAL (IoTTech SBI)
SK Kemenkumham: AHU-0011754.AH.01.01.TAHUN 2025
Alamat Legal: Jalan Raya Tapos No.57, Tapos, Kota Depok, Jawa Barat
Alamat Operasional: Komp. Batan Indah Blok J No.58, Kademangan, Setu, Tangerang Selatan
Email Dukungan: adminutama@iottechsbi.com | WhatsApp: +62 852-2233-8790

Privacy Policy

Last Updated: September 21, 2026

Welcome to TutorBuddy (operated by PT Sinergi Bahagia Internasional). We respect your privacy and are dedicated to protecting your personal data in compliance with the Indonesian Personal Data Protection Law (UU PDP No. 27 of 2022) and global data protection standards across our Android app, Web Portal (tutorbuddycloud.web.app), and AI study bots (WhatsApp & Telegram).

1. Information We Collect & Data Transparency

We only collect data necessary to provide you with the best learning experience, manage your account, and ensure platform security. Your data is never sold or shared with third parties for advertising purposes. Below is a transparent overview of the information we handle:

  • 👤 Account & Profile Information
    Includes your full name, email address, phone/WhatsApp number, gender, school name, and grade level. This information is used to establish your account, secure your sign-in, and personalize learning materials to your education level.
  • 🤖 Bot Integration Identifiers (WhatsApp & Telegram)
    When linking study bots via your unique Bot Access Code, the system securely associates your WhatsApp phone number or Telegram Chat ID with your TutorBuddy account to synchronize token credits, PRO benefits, and study language settings.
  • 🔒 Activity Logs & Security Audit Trail
    Sign-in timestamps (Login), sign-out timestamps (Logout), access platform (🌐 Web Portal / 📱 Android App / 🤖 Bot), IP address, device/browser details, and privacy consent records. This data is stored immutably strictly for detecting suspicious activity, preventing unauthorized access, and maintaining security compliance pursuant to UU PDP.
  • 🔑 Admin & OTP Password Reset Requests
    When requesting a password reset, we collect identity verification details (mandatory registered email, name, username/NIS). Temporary credentials are sent directly to your registered email, requiring you to create a new password upon first sign-in.
  • 💳 Purchase & Subscription History
    Records of subscription plans (FREE / Monthly PRO / Annual PRO), token credits, and payment verification data. This data is kept to verify your feature access and assist with any transactional support needs.
  • 💬 Study Messages & Learning Discussions
    In-app chat messages, homework questions, and study feedback from tutors or AI assistants. This data is saved in your study history so you can review your learning notes anytime.
  • 📷 Homework Photos & 7-Day Retention
    Photos of homework worksheets or study documents you upload when using AI Homework Check or Live Tutor sessions. These photos remain accessible in study history for 7 (seven) days, after which the system periodically purges image files from cloud storage for student privacy and storage efficiency.

Mobile & Web Device Permissions:

  • Camera: Used to take immediate photos of homework problems.
  • Storage/Gallery: Used to select homework images or profile photos saved on your device.
  • Notifications: Used to alert you about tutor responses, study updates, and session reminders.

2. How We Use Your Information & AI Processing

Collected data is used strictly for:

  • Generating step-by-step Socratic academic explanations via Google Gemini AI (1.5 Flash / 2.0 Flash / 3.1 Flash Lite) (processed securely without personal identifiers).
  • Connecting students with active certified educators for Ask Tutor Live Chat (4 tokens/session), Homework Review (2 tokens/session), and 1-on-1 Private Video Sessions (40 tokens / 30 mins via Google Meet).
  • Transmitting the student's study language preference (Indonesian / English) to the educator for tailored communication.
  • Managing token balances:
    • Free Trial: 60 PRO tokens for 7 days for newly registered users.
    • Free Plan: 10 tokens/week (reset every Sunday at 13:00 WIB, non-cumulative).
    • PRO Plan: 80 tokens/month with 30 days validity + 10 tokens/week weekly bonus (reset every Sunday at 13:00 WIB).
  • Synchronizing study progress, chat history, and token balances across Android devices, the Web Portal, and learning bots in real time.

3. Security, PII Encryption, & Data Storage

All user information is securely stored on enterprise-grade Google Cloud Platform (GCP) Firestore & Cloud Storage:

  • PII Encryption (AES-256-CBC): Sensitive personal data fields (such as phone numbers, addresses, and chat transcripts) are encrypted using AES-256-CBC with dynamic initialization vectors (IV) per transaction.
  • HMAC-SHA256 Blind Index: User queries and deterministic searches are executed using HMAC-SHA256 blind indices, protecting sensitive identifiers from plain-text indexing.
  • Encrypted Transmission & Webhook Verification: All data transmission between client apps and cloud servers is protected with modern HTTPS / TLS 1.3 encryption, along with cryptographic signature verification on bot webhooks.
  • Access Protection: Rate limiting is enforced on authentication and registration endpoints to protect user accounts from unauthorized automated attempts.

4. User Rights, 7-Day Grace Period, & Data Deletion

Users hold complete rights over their personal data pursuant to UU PDP & Google Play standards:

  • Requesting Deletion: Users can request deletion via profile settings or our public Data Deletion Page without logging in.
  • 7-Day Grace Period: Submitted accounts enter Pending Deletion status for 7 calendar days before permanent purging.
  • Auto-Cancellation via Re-Login: Logging back in to the Android App or Web Portal during the 7-day grace period automatically cancels deletion and restores full account access and study records.

5. Minor Privacy & Parental Consent (< 17 Years Old)

TutorBuddy services are designed for educational purposes. Users under 17 years of age are required to use the platform under parental or legal guardian consent and guidance.

Official Data Controller Contact:
PT SINERGI BAHAGIA INTERNASIONAL (IoTTech SBI)
Ministry Decree: AHU-0011754.AH.01.01.TAHUN 2025
Legal Address: Jalan Raya Tapos No.57, Tapos, Depok City, West Java, Indonesia
Operational Address: Komp. Batan Indah Blok J No.58, Kademangan, Setu, South Tangerang City, Banten
Email Support: adminutama@iottechsbi.com | WhatsApp: +62 852-2233-8790